LINK VOUCHER RIEPILOGO PRENOTAZIONE – COSA SONO E COME USARLI

COS’E’ IL LINK VOUCHER DI RIEPILOGO PRENOTAZIONE #

Attivando la prova gratuita o acquistando la Suite (no Suite Light), sarà possibile inviare dei LINK Voucher, alla conferma delle prenotazioni, con i dati riepilogativi (data di arrivo e partenza, orari check-in e check-out, camera, prezzo totale, pagamento, tassa di soggiorno, politiche di cancellazione, ecc.) utili come promemoria per il cliente e tutto in pochissimo tempo. Nel link voucher, l’ospite potrà compilare anche il CHECK-IN ON LINE, cliccando sul tasto “SEZIONE CHECK-IN” sulla destra (visibile dopo l’invio automatico o manuale dell’email di check-in).

Il link voucher è utile per inviare al cliente un riepilogo della prenotazione con informazioni riguardanti date di arrivo e partenza, orari check-in e check-out, posizione struttura, contatti e indirizzo struttura, servizi nelle camere e in struttura, foto e descrizione camere, politiche di cancellazione, modalità di pagamento (acconto, saldo da versare, dati iban per bonifico, ecc.) in base alla configurazione dello stato di pagamento all’interno della scheda di prenotazione (acconto versato o da versare, saldo effettuato ecc.), tassa di soggiorno (se inclusa o non inclusa nel totale, leggi impostazioni di visualizzazione TASSA DI SOGGIORNO – OPZIONI DI VISUALIZZAZIONE SU LINK VOUCHER), termini e condizioni della struttura e Normativa sulla Privacy.

ATTENZIONE: Quando il tasto LINK VOUCHER è in blu significa che non è stato ancora spedito, se in verde, è stato spedito e si trova indicazione di data e ora di invio e data e ora di lettura (apertura del link voucher da parte dell’ospite)

LINK VOUCHER PER PRENOTAZIONE CANCELLATA #

Qualora la prenotazione verrà cancellata, nel LINK VOUCHER sarà indicato con la dicitura “LA PRENOTAZIONE E’ STATA CANCELLATA”

 

INVIO AUTOMATICO LINK VOUCHER (CONFERMA PREVENTIVO O PRENOTAZIONE DA BOOKING ENGINE) #

Il LINK VOUCHER viene inviato in automatico dal sistema in caso di:

• conferma preventivo da parte del cliente (tramite link di conferma preventivo, vedi PREVENTIVI E CHAT CON CLIENTE)
• prenotazione diretta dalla pagina del booking engine.

INVIO MANUALE LINK VOUCHER (DA BBPLANNER O COPIA LINK O CON WHATSAPP) #

Il LINK VOUCHER si può inviare manualmente:

• dalla lista PRENOTAZIONI (ultima colonna AZIONI), cliccando su LINK VOUCHER e poi su INVIA TRAMITE EMAIL o INVIA TRAMITE WHATSAPP (ATTENZIONE: per questa azione, vi consigliamo l’attivazione di WhatsApp Business e WhatsApp web. Il pulsante per l’invio tramite WhatsApp non viene visualizzato quando 1) non è presente il numero di telefono all’interno della prenotazione 2) il numero di telefono del cliente non è abilitato a ricevere messaggi con WhatsApp).Cliccando su LINK VOUCHER si aprirà l’anteprima. Da qui si potrà modificare il testo introduttivo (tasto MODIFICA TESTO INTRODUTTIVO e RECUPERA TESTO BASE per modificare la lingua del testo voucher)
• dalla scheda di prenotazione: LINK VOUCHER e poi INVIA TRAMITE EMAIL o INVIA TRAMITE WHATSAPP
• copiando il link e inviandolo tramite email, whatsapp, messaggi, social, ecc.

INVIO LINK VOUCHER A PRENOTAZIONI DA BOOKING #

E’ possibile inviare manualmente il link voucher (conferma di prenotazione) anche agli indirizzi email provenienti da prenotazioni su Booking (indirizzo email temporaneo @guest.booking.com). Le comunicazioni saranno inviate direttamente all’ospite tramite app Booking o nell’extranet dell’ospite. Bisogna però autorizzare, dal portale, l’invio delle comunicazioni dall’indirizzo email no-reply@bbplanner.com

La procedura è la seguente:

• entrare nell’extranet di Booking
• andare in Impostazioni
• andare in Impostazioni Notifiche
• nella sezione Notifiche messaggi dei clienti, cliccare sul link “Sezione Preferenze messaggi“
• Selezionare il tab “Impostazioni di sicurezza“
• aggiungere il nostro indirizzo email no-reply@bbplanner.com

INSERIMENTO TESTO STANDARD PER LINK VOUCHER (IN ITALIANO, INGLESE, FRANCESE E TEDESCO) #

Nel LINK VOUCHER può essere inserito un TESTO PRE-IMPOSTATO in più lingue (VERSIONE ITALIANA, VERSIONE INGLESE, VERSIONE FRANCESE, VERSIONE TEDESCA).

Per inserire un modello di testo preimpostato per il voucher, segui questi passaggi:

• Vai alla voce menù “Prenotazioni“
• Clicca sul bottone arancione in alto “Testo per VOUCHER”
• Verrai reindirizzato alla pagina di CONFIGURAZIONE GESTIONALE
• Inserisci nel campo TESTO PREIMPOSTATO PER L’INVIO VOUCHER il modello di testo standard (VERSIONE ITALIANA, VERSIONE INGLESE, VERSIONE FRANCESE, VERSIONE TEDESCA) che potrà essere selezionato prima dell’invio del preventivo o che verrà impostato in automatico in base alla lingua selezionata nella scheda di prenotazione (solo per prenotazioni dirette da booking engine e preventivi). Il testo potrà comunque sempre essere personalizzato all’interno di ogni voucher (cliccando su MODIFICA TESTO, nell’anteprima del VOUCHER)
  ESEMPIO DI TESTO STANDARD PER VOUCHER IN ITALIANO:
  Gentile Ospite,
  Prima di tutto, vogliamo ringraziarla per aver scelto la nostra struttura per il suo prossimo soggiorno. Sarà nostra premura darLe il benvenuto tra gli ospiti e ci rendiamo disponibili, prima del suo arrivo, per qualsiasi richiesta o necessità.
  Tutto sarà perfettamente pronto ad accogliervi al Suo arrivo.
  Non disponiamo di un servizio di ricevimento 24 ore, pertanto è gradita la comunicazione dell’ orario di arrivo in modo da garantire la migliore accoglienza.
  Le camere sono normalmente disponibili dalle 15:00. Il check-out si svolge, invece, tra le ore 10:00 e le 11:00.
  Il servizio colazione è attivo, offriamo bevande calde e fredde, torte salate e dolci fatti in casa, affettati e formaggi locali. Vi preghiamo informarci in tempo utile nell’eventualità di restrizioni alimentari.
  Il servizio di Wifi è gratuito e disponibile in tutta la struttura.
  Riceverà un link per effettuare il check-in in anticipo 3 gg. prima del Suo arrivo.
  Restiamo a disposizione per ogni chiarimento
  Cordiali saluti
• Clicca su “Salva”

ATTENZIONE: per le prenotazioni OPZIONATE, da BOOKING ENGINE (impostato A RICHIESTA di prenotazione, non a prenotazione diretta) o inserite manualmente, il testo PREIMPOSTATO non verrà visualizzato.

ATTENZIONE: per prenotazioni provenienti dai canali (tramite link ICS o channel manager) il testo pre-impostato non viene inserito in automatico nel link voucher. Cliccando su MODIFICA IMPOSTAZIONI potrai comunque cliccare su RECUPERA IL TESTO BASE per inserirlo.

 

ATTENZIONE: per prenotazioni provenienti dai canali (tramite link ICS o channel manager) il testo pre-impostato non viene inserito in automatico nel link voucher. Cliccando su MODIFICA IMPOSTAZIONI potrai comunque cliccare su RECUPERA IL TESTO BASE per inserirlo.

RICHIESTA DATI DI FATTURAZIONE NEL LINK VOUCHER #

Puoi abilitare la possibilità di richiedere i dati di fatturazione dal link voucher alla pagina CONFIGURAZIONE del gestionale

 

TASSA DI SOGGIORNO NEL LINK VOUCHER #

Puoi abilitare la possibilità di inserire la tassa di soggiorno inclusa nel prezzo nel link voucher alla pagina CONFIGURAZIONE del gestionale

 

ABILITA RICHIESTA DI CANCELLAZIONE DA LINK VOUCHER #

Potrai attivare la funzione “Richiesta Cancellazione Prenotazione” nel link voucher alla pagina CONFIGURAZIONE del gestionale. Se abilitata, l’ospite vedrà un apposito tasto all’interno del proprio Voucher di prenotazione.

Come funziona? L’ospite invia una richiesta; la struttura riceve una notifica immediata e potrà decidere se accettare la cancellazione (procedendo alla rimozione della prenotazione) oppure gestirla in base alle proprie politiche interne.

TESTO STANDARD LINK VOUCHER PER MULTISTRUTTURA #

Per impostare un testo standard diverso per ogni struttura, nel caso di ACCOUNT MULTISTRUTTURA, leggi COME CONFIGURARE IL MULTISTRUTTURA

SCARICA PDF O STAMPA PRENOTAZIONE #

Se hai la necessità di inviare un voucher in pdf della prenotazione o di stampare il riepilogo, basta cliccare STAMPA all’interno della prenotazione (leggi SCARICA PDF O STAMPA PRENOTAZIONE)

INVIO LINK VOUCHER DA APP BBPLANNER #

E’ possibile inviare il Link Voucher anche da App BBPlanner (tramite Whatsapp, email o copia link)