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CHECK-IN OSPITI ONLINE

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A COSA SERVE IL CHECK-IN ON LINE #

Il sistema consente l’invio automatico, dal sistema, di email agli ospiti, per la compilazione dei dati utili per il CHECK-IN per la generazione delle comunicazioni ALLOGGIATIWEB (leggi ALLOGGIATIWEB), per il SISTEMA STATISTICO ISTAT (leggi SISTEMA STATISTICO ISTAT), per la TASSA DI SOGGIORNO (leggi SISTEMA TASSA DI SOGGIORNO). L’invio può essere abilitato e disabilitato in qualsiasi momento.

ATTENZIONE: Prima di abilitare il Check-in on line, assicurati di aver completato la configurazione per la gestione check-in (leggi GESTIONE CHECK-IN – CONFIGURAZIONE)

Si potrà impostare:

  • un numero minimo di giorni di anticipo (es. 3 giorni prima dell’arrivo in struttura) per l’invio automatico, da sistema, dell’email di check-in on line. ATTENZIONE: BBPlanner invia automaticamente le email per le registrazioni degli ospiti, anche sotto data. Esempio: se imposti l’invio automatico del check-in online a 3 giorni dall’arrivo, il sistema invierà comunque le email anche alle prenotazioni ricevute nell’arco dei tre giorni dall’arrivo (anche per prenotazioni inserite nello stesso giorno di arrivo).
  • la possibilità di richiedere il consenso per l’invio di Newsletter, Offerte e altre comunicazioni promozionali
  • un testo preimpostato che verrà inserito all’interno delle email automatiche di Check-in online
  • richiesta dei Dati di residenza dell’ospite principale (capogruppo/capofamiglia/ospite singolo) come obbligatori (utile per raccogliere i dati necessari per la fatturazione).

CONFERMA/ MODIFICA INDIRIZZO EMAIL OSPITE DAL LINK DEL CHECK-IN ON LINE

Dal link del check-in on line, l’ospite potrà confermare o modificare l’indirizzo email della prenotazione. Riguarda in particolare gli ospiti provenienti da prenotazioni arrivate dai canali collegati XML (Booking, Expedia, ecc) con email criptate. Questo permetterà di inviare all’indirizzo email personale dell’ospite, eventuali newsletter e comunicazioni di marketing.

ABILITAZIONE/DISABILITAZIONE CHECK-IN ONLINE #

  • Vai su CHECK-IN -> CONFIGURAZIONE da menù
  • In Check-in on line, seleziona/deseleziona la casella ABILITATO
  • Seleziona la casella CHECK NEWSLETTER per richiedere, nella stessa email di Check-in Online, il consenso agli ospiti per l’invio di eventuali comunicazioni, newsletter, offerte
  • In GIORNI PER L’INVIO EMAIL inserisci la quantità di giorni di anticipo, per l’invio dell’email, prima dell’arrivo (es. 3, se vuoi che l’email sia inviata 3 giorni prima dell’arrivo in struttura). ATTENZIONE: BBPlanner invia automaticamente le email per le registrazioni degli ospiti, anche sotto data. Esempio: se imposti l’invio automatico del check-in online a 3 giorni dall’arrivo, il sistema invierà comunque le email anche alle prenotazioni ricevute nell’arco dei tre giorni dall’arrivo (anche per prenotazioni inserite nello stesso giorno di arrivo).
  • In TESTO EMAIL inserisci il testo pre-impostato che verrà inserito nel corpo dell’email di tutti i Check-in online. Il testo può essere inserito anche in INGLESE, FRANCESE e TEDESCO e verrà inviato in base alla lingua impostata nella scheda di prenotazione.Esempio di testo in ITALIANO:”Gentile Ospite,
    le scrivo dalla struttura B&B Girasole di Roma. Le invio la seguente email per la compilazione del check-in on line, a 3 gg. dal suo arrivo.
    Cliccando sul link di seguito potrà inserire i dati utili per la registrazione in Questura e sul Sistema ISTAT.
    Rimango a disposizione per qualsiasi dubbio al mio numero 333 5555555.
    Cordiali saluti“
  • Clicca su SALVA

 

INVIO EMAIL CHECK-IN ON LINE PER PRENOTAZIONI DA BOOKING #

E’ possibile inviare automaticamente le email di check-in on line anche alle prenotazioni provenienti da Booking (indirizzo email temporaneo @guest.booking.com). Le comunicazioni saranno inviate direttamente all’ospite tramite app Booking o nell’extranet dell’ospite. Bisogna però autorizzare, dal portale, l’invio delle comunicazioni dall’indirizzo email no-reply@bbplanner.com

La procedura è la seguente:

  • entrare nell’extranet di Booking
  • andare in Impostazioni
  • andare in Impostazioni Notifiche
  • nella sezione Notifiche messaggi dei clienti, cliccare sul link “Sezione Preferenze messaggi“
  • Selezionare il tab “Impostazioni di sicurezza“
  • aggiungere il nostro indirizzo email no-reply@bbplanner.com

INVIO MANUALE O INVIO LINK AL CHECK-IN ON LINE #

Si può inviare al cliente il link che porta alla pagina di registrazione check-in

dalla lista PRENOTAZIONI:

  • Vai su PRENOTAZIONI
  • clicca su LINK CHECK-IN ONLINE in corrispondenza della prenotazione dell’ospite a cui inviare il link

 

  • Clicca su COPIA per copiare il link o su INVIA per inviare il link al check-in direttamente dal gestionale

oppure si può andare nei dettagli della PRENOTAZIONE

  • Entra nella prenotazione, alla sezione CHECK-IN ONLINE (in fondo alla scheda di prenotazione)
  • Copia il link da inviare all’ospite per la registrazione al check-in
    oppure
  • clicca su INVIA per inviare l’email da sistema per la registrazione

CHECK-IN ON LINE DA LINK VOUCHER #

Nel Link Voucher è presente anche un pulsante “SEZIONE CHECK-IN”, sulla destra, per la compilazione dei check-in on line da parte degli ospiti. Il link comparirà X giorni prima dell’arrivo dell’ospite in struttura, in base ai giorni impostati nella pagina di configurazione del check-in (vai su CHECK-IN -> CONFIGURAZIONE)

INVIO SOLLECITO CHECK-IN ONLINE AUTOMATICO #

Per chi attiva l’invio automatico delle email agli ospiti per il check-in on line, quando questo risulta non completato, viene inviato in automatico un sollecito alla compilazione un giorno prima dell’arrivo (a patto che sia passato almeno un giorno dall’ultimo invio).

COSA SUCCEDE DOPO IL CHECK-IN ONLINE? #

Quando l’ospite completerà il Check-in, il tasto Check-in, all’interno della prenotazione, risulterà verde. Inoltre riceverai una notifica via email a check-in on line completato.

IMPORTANTE: Una volta completati correttamente tutti i check-in del giorno, il giorno dell’arrivo dell’ospite in struttura, bisognerà entrare all’interno di CHECK-IN OSPITI e impostare ogni singolo ospite come arrivato, cliccando su IMPOSTA COME ARRIVATO. A questo punto si potranno generare (se la configurazione della gestione check-in è stata correttamente configurata, leggi per questo GESTIONE CHECK-IN – CONFIGURAZIONE)):

INVIO CHECK-IN ON LINE DA APP #

E’ possibile inviare il link per il check-in on line (con Whatsapp, email o copia link) anche da App BBPlanner.